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反思复盘的基础是记录,80%的职场人都忽略!

在职MBA 2018-02-24 16:41:26 热度 0 来源: 学威国际商学院

昨天我在和团队review,发现有些员工记不得工作的细节,有些目前的项目说的似乎头头是道,很有道理,条理也很清楚,但问到一些归纳总结性的问题,比如问到:这个职位的难度相对XX在哪里?你觉得这个客户文化的主要特点?之类需要调动到一些其它相关信息的问题时,就会用比较感性的词来回答。会笼统含糊的回答:


好像有一次…,


我做过…,


我曾经听过….


好像是….


我认为….


来回答,并无相关联的案例支持。对细节印象不是很深刻,有些自己做过的事,也经常想不起来。


其实不仅是我们公司的员工,在我遇到过的绝大多数职场中人都对自己做过的工作有过比较模糊甚至错误的描述,大部分记得并不清楚,更没有做过分析总结。


我想起上周面试的一位高管候选人A,在我和他沟通以前的工作时,逻辑非常清楚,交流很顺畅,因为经历比较丰富,说到已经很久时候的一些项目,日期记得不清楚了,对当时的一些细节却能说得很清楚,分析总结很到位,有自己的观点。一了解,A果然有长年记录复盘的习惯。


很多优秀的人才都有很好的记工作笔记的习惯。而且每个人都有一套自己的“反思复盘”的方法。


宝洁公司首席运营官罗伯特·麦克唐纳(Robert McDonald)曾借用一个军事术语来描述现在新的商业世界格局:“这是一个 VUCA 的世界。”VUCA 指的是不稳定(volatile)、不确定(uncertain)、复杂(Complex)、模糊(ambiguous)。 其实不止商业格局,在信息时代,我们面临的环境都是VUCA的。需要我们终生学习,随时应变成为必需。


而学习的渠道一方面是从外部学习,另一方面是从内部学习,也就是从自身学习,因为自己的经验是最宝贵真实的,如果可以自我反馈,就能不断提高,无法从自己经验中学习的人,很容易就会反复在一个地方摔跤。


在职场上,有些人经常语焉不详,甚至比较重大的事项都要没有敏感度,这多半缺乏向内学习的能力。很多人即使发现了问题,也说不出问题在哪,会比较迷茫无助,甚或求助也不到点子上。


我们都知道,职场上的很多问题的症结在于自身,如果没有很好的总结分析能力,连自身的问题在哪都不能准确发现,向外学习,提高自己的能力也就无法有的放矢的进行。


反思复盘的基础是记录。虽然极其简单,但却存在很多误区。




一,工作中忽视记录。


如果论工作习惯的基础习惯,我首推记录。


这本是工作第一课就应该做的,就如同在学校里读书记读书笔记一样,这是基本的要求,却有很多人没有记录的习惯,更难有总结分析的习惯了。或者只会在觉得重要的时候,比如开会才用到笔记。


其实记录是所有工作的辅助。如何记笔记,记笔记的好处,方法,有很多笔记类的书和文章和参考。《笔记本圆梦手册》《聪明人用方格记录本》《康奈尔笔记本》……笔记记录方法介绍的书也有很多很多,笔记手帐,电子笔记…..


无论哪种,都可以,但先用起来,开始记录是最重要的。


就如同很多人记帐时纠结于用哪种App记帐更有效,分析更全面,浪费了很多时间。其实记录是一切分析的根本,万事都是先记下来再找更科学的方法去记。




二,记录没有有效的载体和格式


每次开会,我都看到大家都有习惯放一本本子,但在日常工作时、电话时、交流时,讲完就讲完了,并没有记录,好的猎头在电话时都有记录,有的直接在电脑的工作系统中记录,有的记在手边的本子上,我看过职场表现优秀的人都会有自己偏好的方式做记录。


有些人的笔记从来都只是当时记个大概,流水帐一样,记在本子上也不再看了。


如果可能,根据一些通用模板,依据自己的工作特点习惯建立自己的模板,不会记,不知道怎么记时填空就行了。《A4纸工作法》《笔记本圆梦手册》《麦肯锡》都有很好的模板。




三,无法搜索,无法总结


很多人的笔记只是一个记录,并不能作为资料供搜索,总结,更无法和其它项目形成关联。


一种是记在纸上,无法搜索。想到要用时往往很难调用,记忆往往是靠不住的。


二种是没有分类记录,记成流水帐,只能通过回忆再翻笔记,时常找不到自己想要的信息,浪费了大量时间,也得不到好的效果。


工作记录中的有用信息如果找不到,就无法建立反馈机制,听过就算了


无法反思,无法自我学习。


无论职场还是生活,想要提升效能,就必须形成:记录——整理——总结——反思——改进——行动的循环,


1,记录

好脑筋不如烂笔头。任何时候,都要及时记录工作过程和节点,而不是只在会议中记录。养成随手记的习惯,无论是做一个项目,从开始的准备阶段,到中间的所有过程相关的信息都应该将主要的资料和节点记录下来,文字图片资料也用手机拍摄扫描。


我倾向用电子笔记,我的大部分资料都电子化保存,但是纸笔的灵活性是任何工作无法取代的,所以我随身还是带着纸笔,工作时都会在手边放好纸笔才开始工作,平时习惯用类似康奈尔笔记法,把一页笔记分成三部分,主体,联想和总结。


现在手机成为身体的一个器官,一定要利用好,可以选一个好的多平台同步的电子工具,将所有的笔记放在一个平台上。我本人使用的Onenote,笔记功能极为强大,也是我平时写作的平台。


如果在国内较多,对笔记管理分级要求不是太高可以用印象笔记或有道云笔记,这两个笔记比onenote”轻“, 在手机端打开更快,这样在多平台间可以非常快的同步。


需要记录的事包括:


所有的名片

所有的相关人员有资料的全部记录

与项目有关的客户资料

项目计划

项目会议

项目中间的过程,各个节点

项目的总结

当中的随思随想

......


纸质文件名片用手机扫描,手机APP推荐Officelens 或扫描全能王,印象笔记的扫描宝也好用,名片可用名片全能王。


2,整理

要有自己的模板和条目,记录时分好类,寻找就比较方便


记录的方法一般可按时间流或按项目流划分,项目流和时间流之间一定能共享和交叉察询。


比如一个项目从开始到结束,可以按项目的进度进行记录,例如会议可以记录进项目文件(夹)组中


也可以按时间记录,当日每个时间段做了哪些工作,哪些项目有进展,例如当日开的会议就可以记入时间流中。


因为有时间流和项目流交叉,就要定期进行整理。


对于工作记录,我是以时间流为主记录的,每个工作都会有时间记录。所以会每日整理我的当日记录,将重要的思考和不同项目进展归纳入不同的项目流中。


每个项目设好标志,比如我有会议项目,每次会议都会将主要内容按时间放入相关主题的会议,这样,在检查同一类会议时的内容和进展,都能迅速查到。


3,总结

忠实的还原事实,分析差异,反思自我,总结经验或教训,才能找出自己疏漏之处,不断改进。


《曾国藩》一书中写过曾文正公有个习惯,就是做完一件大事之后,点一炷香,把整个过程细细地想一遍。据说联想的柳传志先生受启发,也使用类似的办法,甚至在联想内部提出了“复盘”这种说法.(《复盘+:把经验转化为能力(第2版)》(邱昭良)》)


其实我们每个人都可以经常进行总结,如果记录完整,就有益于还原事实,直面自己的缺陷,非常有利于自我成长。


4,反思改进

当发现了问题,就容易找出解决的方法。事后“复盘”也容易排除掉情绪因素,对自身的能力也有较客观的评估,缺哪补哪,学习或思考也有方向。


输出整理,不光定期就有些问题头脑中做阶段总结,也要做方案整理,改进自己的思考方式,以输出倒逼输入。


输出最后可以同样整理到电子平台上,但中间思维的过程可以用一些更利于思考书写的辅助工具。


幕布,思维导图(工具很多,推荐Xmind)都不错,我自己最习惯用幕布。其实不用电子的,用纸笔做总结也很有效果,主要要将纸面的拍下来,要能被识别还可以搜索到。我曾经长年用纸笔来做总结,笔记本其实是最好最方便的思考辅助工具,但电子时代确实会有搜索的问题,所以现在是两者结合。


5,行动

任何思考的结果除了要写出来,也要在行动中加以体现,是改进一个表达方式,还是养成一个新的习惯,都要尽量将行动编入日常行为中,让新的行动:简单开始、高频使用、不断重复。真正成为一种新的行为模式,即使粗糙开始也比复杂精细的思虑有用很多。


比如读过今天的文章,准备开始记录或改进记录,那一定是一边开始记录,一边学习如何更好的利用工具,再运用各种方法不断提高,而不是先去学很多方法,想着学了很多方法,学会了工具才去记录。


你有什么好的笔记心得,也欢迎分享给大家。